Excel: Selecteren speciaal

Als eerste post in deze Excel sectie gaan we het niet moeilijk maken, maar bespreken we toch een niet zo bekende eigenschap van Excel. Onderstaande bewerkingen en screenshots zijn genomen met een Nederlandstalige versie van Excel 2007. Deze Excel tip is echter ook op andere versies toepasbaar (bv. Excel 2003), maar dan zullen de afbeeldingen afwijken.

Situatieschets:

Stel je hebt gegevens in een tabel staan, maar tussen deze gegevens staan lege cellen. Het is echter noodzakelijk dat deze lege cellen de waarde krijgen van de bovenstaande cellen. Bekijk even de afbeelding van de uitgangssituatie voor een duidelijker beeld.

De bedoeling is dus dat in cellen A3:A7 de tekst “Plasma” komt te staan, en in de cellen A9:A11 de tekst “LCD”. Ook in kolom B moeten de waarden analoog worden doorgevoerd. Bijgevolg verwachten we een resultaat zoals zichtbaar op onderstaande afbeelding:

Oplossing:

Op het eerste zicht zou je misschien denken dat je hiervoor VBA code nodig hebt om het probleem op te lossen, maar we kunnen dit echter oplossen met enkele simpele Excel commando’s.

Allereerst selecteren we de range A1:C11. Op de Start Ribbon klikken we op de knop “zoeken en selecteren”, en kiezen vervolgens “Ga naar…”(zie onderstaande afbeelding).

Het resultaat van de opdracht is het volgende venster:

We hadden het “Ga naar” venster ook kunnen bekomen via de sneltoetscombinatie Ctrl+G. Vervolgens klikken we op de knop links onderaan met als opschrift “Speciaal…”. Binnen dit venster kiezen we de optie “Lege waarden”, zoals hieronder aangegeven:

Als resultaat merken we dat alle cellen zonder waarde zijn geselecteerd:

In de naambalk zien we ook dat de cel die momenteel actief is, cel B3 is. Met de selectie actief typen we dan ook volgende formule “=B2”. Als alternatief konden we ook enkel het =-teken typen en vervolgens met de pijltjestoesten de cel boven ons selecteren. In normale gevallen sluiten we een formule af met ENTER. Maar dan krijgen we deze formule alleen maar in de actieve cel (i.e. B3), terwijl we dit juist in alle cellen willen bekomen. Daarom sluiten we af met Ctrl+ENTER. Je zal nu merken, omdat we met relatieve celverwijzingen in onze formule werken, dat alle, voorheen lege, cellen nu verwijzen naar de cel boven hun. Op die manier krijgen we dus het gewenste resultaat, zoals hieronder herhaald:

 Aanvulling: (met dank aan Wigi voor de suggestie)

Je zal merken dat na het uitvoeren van deze handelingen je met formules zit in de voorheen lege cellen, in sommige gevallen wil je hier liever werkelijke waarden hebben staan in de plaats van die celverwijzingen. Om dit op te lossen selecteren we het bereik A1:C11 en kiezen voor de optie “kopiëren” (sneltoets: Ctrl+C). In plaats van de gebruikelijke optie “plakken”, kiezen we nu “plakken speciaal”. En duiden daar de optie “waarden” aan, afsluiten doen we met OK. Binnen Excel 2007 kunnen we ook het pijltje onder de knop plakken drukken, en kiezen voor de optie “waarden plakken”. Dat spaart ons een tussenstap uit.

Nu zijn alle formules in ons bereik vervangen door de waarden die de formules teruggaven. Dit kan soms handig zijn bij het sorteren van de data, aangezien er anders foutieve data kan ontstaan.

Vragen en opmerkingen op bovenstaande Excel tip zijn altijd welkom, alsook suggesties voor te behandelen Excel onderwerpen.